Outsourcing: Pengertian, Macam dan Manfaat

1. Pengertian Outsourcing

Tuntutan persaingan dunia usaha yang ketat di era globalisasi saat ini menuntut perusahaan untuk berusaha meningkatkan kinerja usahanya melalui pengelolaan organisasi yang efektif dan efisien. Salah satu upaya yang dilakukan adalah dengan mempekerjakan tenaga kerja seminimal mungkin untuk dapat memberi kontribusi maksimal sesuai sasaran perusahaan. Untuk itu perusahaan berupaya fokus menangani pekerjaan yang menjadi bisnis inti (core business), sedangkan pekerjaan penunjang diserahkan kepada pihak lain. Proses kegiatan ini dikenal dengan istilah “outsourcing.”  Outsourcing  merupakan trend untuk mengatasi persoalan-persoalan bisnis yang dihadapi saat ini (Beaumont dan Sohal, 2004).  Beberapa definisi outsourcing  yang telah dikembangkan oleh para ahli, diantaranya:

1. Outsourcing  adalah tindakan memindahkan beberapa aktivitas rutin internal perusahaan, termasuk dalam hal pengambilan keputusan  kepada pihak lain yang diatur oleh kontrak perjanjian (Maurice F. Greaver II,1999);
2. Outsourcing adalah pemindahan tanggung jawab manajemen kepada pihak ketiga secara berkesinambungan di dalam menyediakan layanan yang diatur oleh perjanjian (Shreeveport Management Consultancy );
3. Outsourcing adalah kontrak dengan pihak lain (di luar perusahaan) terhadap fungsi, tugas atau layanan organisasi dalam rangka mengurangi beban proses, memperoleh keahlian teknis maupun penghematan biaya (Eugene Garaventa, Thomas Tellefsen, 2001);
4. Outsourcing  adalah aktivitas dimana  supplier (pihak pemasok/vendor) menyediakan barang dan/atau layanan kepada buyer (pihak perusahaan) berdasarkan perjanjian yang telah  disepakati (Elfing & Baven, 1994; Domberger, 1998).

Dari keempat definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa  outsourcing  adalah pendelegasian operasi atau pekerjaan yang bukan inti (non-core) yang semula dilakukan secara internal kepada pihak eksternal yang memiliki spesialisasi untuk melakukan operasi tersebut (Sharing Vision, 2006). Keputusan bisnis  outsourcing  dilakukan pada umumnya untuk menekan biaya atau untuk meningkatkan fokus pada kompetensi inti.

Apabila ditinjau dari aspek teknologi informasi, maka pengertian outsourcing teknologi informasi adalah pemberdaya an organisasi eksternal di dalam menyediakan layanan teknologi informasi bagi  organisasi internal (Chen & Perry,
2003). Contoh layanan teknologi informasi yang paling sering di  outsourcing-kan yaitu network, desktop , aplikasi serta  web hosting.

2. Macam-macam Outsourcing  

Terdapat beberapa tinjauan tentang macam-macam  outsourcing  yang telah dikembangkan oleh para ahli, diantaranya adalah sebagai berikut :

Menurut  Sharing Vision (2006), berdasarkan taksonominya,  outsourcing  dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu :

1. Outsourcing, yaitu pendelegasian operasi atau pekerjaan yang bukan inti (non-core) yang semula dilakukan secara internal kepada pihak eksternal yang memiliki spesialisasi untuk melakukan operasi tersebut. Keputusan outsourcing  dilakukan pada umumnya untuk menekan biaya atau untuk meningkatkan fokus pada kompetensi inti.
2. Off-Shoring, yaitu mengalihkan pekerjaan ke negara lain.  Off-shoring dapat sekaligus berarti outsourcing  jika pekerjaan tersebut dialihkan kepada pihak lain. Namun offshoring dapat juga bukan merupakan outsourcing  jika perusahaan secara internal tetap menangani pekerjaan yang dialihkan secara geografis ke negara lain.
3. Business Process Outsourcing (BPO), yaitu penyediaan atau manajemen proses untuk aplikasi perusahaan yang kritikal/non kritikal oleh vendor yang memiliki spesialisasi khusus. Contoh umum dari BPO adalah  call
   centre , manajemen SDM, akunting dan sistem penggajian. BPO dapat dijelaskan dengan melihat perbedaannya dengan  application service provider (ASP) dimana BPO meliputi pera ngkat lunak, manajemen proses, pengadaan SDM untuk mengoperasikan layanan, sedangkan ASP hanya memberikan hak untuk mengakses dan mempergunakan fitur atau fungsi-fungsi tertentu yang disediakan oleh sebuah perangkat lunak. Layanan ASP pada umumnya disediakan melalui web browser.

Menurut Indrajit (2000), berdasarkan jenisnya, outsourcing teknologi informasi dapat dibedakan menjadi 4 jenis  yaitu : 

1. Total Outsourcing   yaitu perusahaan cenderung menyerahkan hampir semua fungsi teknologi informasinya seperti perangkat keras, perangkat lunak, dan  brainware kepada pihak lain. Di Indonesia, perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang industri manufaktur, pertambangan, konfeksi, dan kimia merupakan beberapa contoh institusi bisnis yang telah menerapkan strategi tersebut.
2. Total insourcing   yaitu penyewaan atau peminjaman sumber daya manusia yang dimiliki pihak lain untuk dipekerjakan pada perusahaan terkait dalam jangka waktu tertentu. Banyak sekali perusahaan besar di Indonesia yang melakukan relasi bisnis sejenis ini terutama dengan menjalin kerjasama dengan perusahaan konsultan multinasional yang memiliki reputasi andal di bidang teknologi informasi.
3. Selective sourcing   yaitu   perusahaan melakukan pemilahan terhadap fungsi-fungsi dan entitas bisnis yang terkait dengan teknologi informasi di perusahaannya dan memutuskan untuk menyerahkan sebagian saja kepada pihak lain sementara sisanya masih akan dikelola oleh perusahaan.
4. De facto insourcing  yaitu   penyerahan pengelolaan teknologi informasi kepada perusahaan lain lebih dikare nakan adanya latar belakang sejarah, dibandingkan dengan hasil evaluasi objektif.

3. Tujuan/ Manfaat Outsourcing

Penerapan outsourcing  layanan teknologi informasi memiliki tujuan/manfaat bagi perusahaan. Beberapa kajian dari berbagai sumber mengenai tujuan/manfaat dan alasan perusahaan menerapkan  outsourcing  layanan teknologi informasinya akan dijabarkan berikut ini :

Menurut Chen dan Perry (2003), tujuan/manfaat outsourcing  layanan teknologi informasi yaitu :  

1. Mendapatkan teknologi yang terkini. Melalui outsourcing  teknologi informasi, perusahaan dapat mengakses teknologi terkini beserta SDM yang profesional. Perusahaan biasanya mulai mempertimbangkan kebijakan  outsourcing  disaat merencanakanupgrade layanan teknologi informasi (TI) agar mendapatkan layanan TI yang terbaik. Dengan selalu menggunakan teknologi terkini yang disediakan oleh pihak vendor, diharapkan dapat membantu perusahaanmencapai tujuan mereka.
2. Memenuhi kebutuhan SDM TI yang terampil. Perusahaan-perusahaan terkadang dihadapkan kepada permasalahan di dalam melaksanakan proyek-proyek besar teknologi informasi yaitu kekurangan akan personil TI yang terampil. Melalui  outsourcing diharapkan dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi, dikarenakan vendor memiliki tenaga kerja TI khusus untuk layanan yang mereka berikan, sehingga mereka diharapkan mampu memenuhi kebutuhan tenaga TI yang terampil bagi perusahaan.
3. Waktu pembangunan dan penyebaran layanan TI yang lebih cepat. Waktu pembangunan dan penyebaran layanan TI yang cepat merupakan salah satu keuntungan yang diharapkan di dalam menerapkan kebijakan outsourcing  layanan TI. Bilamana perusahaan ingin membangun layanan TI sendiri, misalnya dengan melakukan  in-house , maka perusahaan akan dihadapkan kepada persoalan-persoalan seperti kebutuhan akan personil IT, pengintegrasian sistem lama dan sistem baru, pembangunan infrastruktur TI, dan pengambilan keputusan di dalam pengadaan berbagai perangkat dan komponen yang diperlukan. Hal ini dapat menjadi sesuatu yang berisiko sangat tinggi. Namun bilamana hal tersebut dilakukan dengan outsourcing , maka vendor dapat memberikan paket-paket solusi berupa personil TI, infrastruktur yang memadai, layanan yang terintegrasi, serta dukungan lainnya. Bilamana vendor telah berpengalaman dalam
   suatu jenis layanan tertentu, maka dapat dikatakan bahwa layanan/sistem tersebut telah teruji/terbukti sehingga permasalahan yang potensial dapat diantisipasi. Waktu pembangunan aplikasi dan penyebaran layanan aplikasi tersebut dapat berkurang setengah dari waktu yang diperlukan dibandingkan bilamana melakukan  in-house . Waktu pengerjaan pembangunan dan penyebaran sangatlah penting ketika perusahaan akan menerapkan sistem/layanan TI yang baru. Misalnya, pembaruan terhadap beberapa sistem dan infrastruktur TI yang harus segera dilakukan untuk menjamin keamanan sistem informasi.
4. Fleksibilitas dalam hal teknologi  dan modul-modul (fitur-fitur). Melalui outsourcing  TI, perusahaan diberikan berbagai pilihan teknologi beserta modul-modul (fitur-fitur) yang akan digunakan. Salah satu kelemahan terbesar bilamana perusahaan membangun infrasruktur dan aplikasi sendiri adalah kekakuan terhadap teknologi yang digunakan. Selain itu pembiayaan investasi awal yang sangat besar untuk layanan TI
   yang terkadang memaksa perusahaan  untuk terus menggunakan teknologi yang telah usang dikarenakan alasan keterbatasan keuangan bilamana akan melakukan  upgrade teknologi. Mengingat sifat teknologi yang cepat berubah, maka penerapan  outsourcing  memungkinkan manajemen risiko yang lebih baik. Risiko teknologi dialihkan ke pihak vendor dikarenakan mereka bertanggung jawab penuh di dalam upgrade teknologi.
5. Meningkatkan cash flow management. Outsourcing  dapat membantu perusahaan mengelola arus kas (cash flow management), dimana perusahaan dapat mengatur pembiayaan berdasarkan layanan yang diberikan, dan perusahaan tidak perlu melakukan investasi awal secara besar-besaran.
6. Penghematan Biaya. Penghematan biaya merupakan salah satu tujuan di dalam melakukan outsourcing  layanan TI. Melalui skala  ekonomi memungkinkan vendor untuk menyediakan layanan dengan tingkat biaya yang lebih rendah dibandingkan bilamana ditangani se ndiri oleh perusahaan. Misalnya dengan penggunaan infrastruktur TI serta pemberdayaan SDM yang dimiliki oleh vendor secara bersama-sama oleh beberapa organisasi klien (perusahaan) dapat menekan biaya infrastruktur menjadi lebih murah dibanding perusahaan membangun infrastruktur TI sendiri dan menanganinya sendiri. Penghematan biaya dapat menjadi menjadi hal yang sangat signifikan ketika perusahaan dapat mengakuisisi suatu bidang spesialisasi yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Referensi:

1. Domberger, S. (1998)  The Contracting Organisation: A Strategic Guide to Outsourcing . Oxford University Press, Oxford, UK.
2. Elfing, T. and Baven, G. (1994)  Outsourcing technical services: stages of development.  Long Range Planning 27 (5): 42–51.
3. Chen, Y.C. and Perry, J. (2003). “IT Outsourcing: A Primer for Public Manager”, http://www.businessofgovernment.org.
4. Sharing Vision (2006). Why Outsource. The Art of Partnership : Outsourcing,Partnership & SLA. LPPM ITB.
5. Eugene Garaventa, Thomas Tellefsen. (2001). Outsourcing : The Hidden Costs, Review of Business Journal, Vol 22, Spring.
6. Maurice F.Greaver II. (1999). Strategic Outsourcing, a Structured Approach to Outsourcing Decisions and Initiatives , American Management Association, USA.
7. Beaumont, N. and Sohal, A. (2004). “Outsourcing in Australia” ,  International Journal of Operations & Production Management, Vol. 21 No. 7, pp 688-700.