Sepintas tentang Knowledge Management

Knowledge  management  (KM) menyediakan  kerangka  kerja  untuk mengelola pengetahuan.    KM  terdiri  atas empat  komponen  utama,    yaitu:  people; knowledge, business  process,  dan technology.   People adalah komponen  utama yang  menerapkan  KM, knowledge adalah  komponen  dasar  yang  dikelola  dalam KM; dapat berupa informasi dan konten seperti dokumen teks, gambar, file audio dan  video,  konten web,  dan  sebagainya; business  process merupakan  landasan kebijakan,  arah  pelaksanaan  KM,  dan  sebagainya,  dan technology  merupakan pendukung  dalam  penerapan  KM.   Secara  garis  besar  proses  pada  aplikasi  KM terdiri dari:
1.  Acquiring, adalah proses akuisisi knowledge ke dalam aplikasi KM.
2.  Storing,  adalah  proses  menyimpan  hasil  akuisisi  knowledge,  knowledge direpresentasikan sesuai dengan representasi penyimpanan dalam storage. 

3.  Appraising,  adalah  proses  penaksiran  terhadap knowledge  yang  sudah  disimpan untuk menjawab pertanyaan atau query.

4.  Extracting, adalah proses pengambilan (retrieval) knowledge,  yang kemudian akan  di  ekstrak  untuk  digunakan  oleh  pengguna.  Proses  extracting membutuhkan  hasil  proses appraising  untuk  menentukan knowledge  yang
sesuai dengan request pengguna. 

5.  Sharing, adalah proses dimana knowledge yang tersimpan dalam aplikasi KM di-share secara luas.

Jumlah knowledge  yang  disimpan  dalam  aplikasi  KM  akan  terus bertambah seiring  waktu.    Pertambahan  jumlah knowledge tersebut mendorong  munculnya kebutuhan terhadap suatu mekanisme pengorganisasian knowledge yang baik, dan yang dapat memfasilitasi pencarian dan pengambilan knowledge yang tepat dalam
waktu yang cepat.  

Klasifikasi  dokumen  berkaitan  erat  dengan  aktifitas  pencarian  dan  pemanggilan kembali  dokumen  atau  informasi.    Gambar  dibawah  ini  menjelaskan  hubungan tersebut : 

Dalam  proses retrieval  dokumen,  pengguna  menentukan  informasi  yang dibutuhkan dan merepresentasikannya dalam bentuk query kepada sistem.  Sistem kemudian  menganalisis query dan  mencari  dokumen  yang  relevan dengan query pengguna  pada  tempat  penyimpanan  dokumen.  Pengklasifikasian  dokumen memungkinkan sistem menemukan dokumen dengan tingkat relevansi yang tinggi dalam waktu yang lebih cepat.

Referensi:

Goller,  et.al.  (2000),  Automatic  Document  Classification:  A  Thorough Evaluation of Various Methods, Proceedings of International Symposium on Information Theory and Its Application, pp. 145-162, USA.