Sepintas tentang Key Performance Indicators

Key Performance Indicator (KPI) merupakan salah satu jenis indikator dari ukuran kinerja, selain Performance Indicator(PI)  dan Key Result Indicator(KRI) yang disebut juga  Key Goal Indicator(KGI). Ukuran kinerja adalah indikator yang digunakan oleh manajemen untuk mengukur, membuat laporan, dan mengelola kinerja.

KPI adalah indikator yang merepresen tasikan kinerja dari proses yang dilaksanakan. KPI menyatakan sekumpulan ukuran mengenai aspek kinerja yang paling kritis, yang menentukan kesuksesan  organisasi pada masa sekarang dan masa yang akan datang. KPI dapat digunakan untuk memprediksi peluang kesuksesan atau kegagalan dari proses -proses yang dilaksanakan organisasi, sehingga KPI dapat digunakan sebagai alat untuk meningkatkan kinerja organisasi secara dramatis. Berbeda dengan KPI,  KGI adalah indikator yang menyatakan sesuatu yang telah dilakukan organisasi. KGI digunakan untuk mendeskripsikan dampak(outcome) dari sebuah proses. KGI  dapat digunakan untuk mengukur proses, jika proses tersebut telah selesai dilaksanakan. Di antara KPI dan KGI terdapat beberapa PI.

Pada dasarnya KPI diidentifikasi, dikembangkan, dan diimplementasikan secara internal dalam organisasi. Proses identifikasi sampai implementasi KPI melibatkan partisipasi dari semua bagian dalam organisasi.   Kesuksesan
pengembangan KPI di dalam organisasi , ditentukan oleh 4(empat) faktor mendasar, yaitu:

a.   Kerjasama dengan staf, serikat pekerja,  suplier utama, dan kustomer utama.
b.   Transfer kekuatan ke bagian front line  dalam organisasi.
c.   Mengintegrasikan upaya pengukuran, pelaporan dan peningkatan kinerja.
d.   Menghubungkan pengukuran kinerja dengan strategi organisasi.

Sedangkan kunci sukses untuk mengembangkan dan mengimplenetasikan KPI di dalam organisasi   adalah sebagai berikut:
a.   Mendapatkan komitmen dari Senior Management Team (SMT).
b.   Membentuk tim kecil KPI.
c.   Menerapkan budaya “just do  it” untuk mengimplementasikan KPI.
d.   Merancang strategi pengembangan KPI secara menyeluruh.
e.   Mensosialisasikan KPI ke seluruh bagian organisasi.
f.   Mengidentifikasi Critical Success Factor(CSF) organisasi, yaitu faktor-faktor penting yang menentukan kesukses an atau kegagalan dari proses yang dijalankan organisasi. 

g.   Menentukan KPI organisasi dengan me ngikuti praktik terbaik 10/80/10, yaitu 10 KPI, 80 PI, dan 10 KGI.
h.   Membangun basis data ukuran kinerja  yang dimiliki organisasi. Basis data harus dapat diakses oleh semua bagian dalam organisasi, sebagai upaya sosialisasi ke semua bagian organisasi.
i.   Menentukan ukuran kinerja untuk semua tim/divis/departemen yang ada di organisasi.
j.   Mengembangkan kerangka kerja pelaporan pada semua level organisasi.
k.   Memfasilitasi penggunaan dan implementasi KPI.
l.   Menyesuaikan  KPI  dengan perkembangan bisnis organisasi untuk memelihara relevansinya.

KPI yang dimiliki organisasi dapat mengalami perubahan, sejalan dengan perkembangan bisnis dan strategi yang dijalankan oleh organi sasi. Oleh karena itu, upaya pengembangan KPI dilakukan secara terus menerus untuk menjamin agar proses pengukuran kine rja sesuai dengan tujuan  dan strategi organisasi.

Sumber:

Parmenter, David. (2007), Key Performance Indicators: Developing, Implementing, and Using Winning KPI  , John Wiley & Sons, Inc.